ERP系統教學

約 6325 字大約 21 分鐘

2025-01-01

本頁面提供ERP系統的影片教學，幫助您快速了解如何設定專案與操作系統。

流程總覽

點擊下方流程圖的各個步驟，可快速跳轉至對應教學章節。

flowchart TD
    A([開始使用系統]) --> B{系統設定階段}
    
    B --> B1[員工基本資料設定]
    B --> B2[工作時間表]
    B --> B3[假日設定]
    B --> B4[班表管理]
    B --> B5[班表調整申請]
    
    B1 --> C{日常打卡階段}
    B2 --> C
    B3 --> C
    B4 --> C
    B5 --> C
    
    C --> C1[打卡紀錄]
    C --> C2[補卡申請]
    C --> C3[打卡總表]
    
    C1 --> D{假勤管理階段}
    C2 --> D
    C3 --> D
    
    D --> D1[請假申請]
    D --> D2[假別額度異動]
    D --> D3[加班申請]
    
    D1 --> E([完成])
    D2 --> E
    D3 --> E
    
    click B1 "#basic-info" "員工基本資料設定"
    click B2 "#work-schedule" "工作時間表"
    click B3 "#holiday-setting" "假日設定"
    click B4 "#schedule-management" "班表管理"
    click B5 "#schedule-adjustment" "班表調整申請"
    click C1 "#attendance" "打卡紀錄"
    click C2 "#clock-adjustment" "補卡申請"
    click C3 "#attendance-summary" "打卡總表"
    click D1 "#leave-request" "請假申請"
    click D2 "#leave-quota-transaction" "假別額度異動"
    click D3 "#overtime-request" "加班申請"

員工基本資料設定

觀看以下影片學習如何新增員工基本資料。點擊右側的字幕可快速跳轉至對應時間點。

00:01首先先進入『員工管理』

00:02點擊『新增員工管理』

00:04在基本資料設定中,填寫所需欄位,標示 * 為必填,其餘為選填。

00:19員工基本資料就新增完成了!

操作步驟說明

進入員工管理 - 從左側選單進入員工管理功能
點擊新增 - 點擊「新增員工管理」按鈕
填寫基本資料 - 填寫必填欄位（標示 * 的欄位）
完成新增 - 儲存後即完成員工基本資料的新增

員工薪資設定

設定員工的薪資結構，包含底薪、津貼等資訊。

00:00在頁面上方切換到『薪資設定』分頁。

00:03填寫所需欄位，標示 * 為必填，其餘為選填。

00:15有特殊狀況，例如留職停薪，也可以一併設定。

00:20確認無誤後，員工薪資設定就完成了！

操作步驟說明

切換分頁 - 在員工管理頁面上方切換到「薪資設定」分頁
填寫薪資資訊 - 填寫底薪、津貼等必填欄位
特殊狀況設定 - 如有留職停薪等特殊狀況，可一併設定
完成設定 - 確認資料無誤後儲存

員工勞健保設定

設定員工的勞保、健保等社會保險資訊。

00:00在頁面上方切換到『勞健保設定』分頁。

00:03勞健保級距會依照政府每年公告的最新投保薪資級距自動更新，確保系統計算符合最新法規。

00:12選擇適用的投保與代扣設定，填寫所需欄位，標示 * 為必填，其餘為選填。

00:20相關扣款金額在選擇後，系統都會自動計算。

00:25確認無誤後，員工勞健保設定就完成了！

操作步驟說明

切換分頁 - 在員工管理頁面上方切換到「勞健保設定」分頁
選擇投保級距 - 系統會依照政府公告的最新級距自動更新
設定投保與代扣 - 選擇適用的投保與代扣設定
自動計算 - 系統會自動計算相關扣款金額
完成設定 - 確認資料無誤後儲存

自動更新

勞健保級距會依照政府每年公告的最新投保薪資級距自動更新，確保系統計算符合最新法規。

員工銀行資料設定

設定員工的銀行帳戶資訊，用於薪資轉帳。

00:00在頁面上方切換到『銀行資訊』分頁。

00:03在銀行資訊設定中，填寫所需欄位，標示 * 為必填，其餘為選填。

00:15確認資料無誤後，銀行資訊設定就完成了！

操作步驟說明

切換分頁 - 在員工管理頁面上方切換到「銀行資訊」分頁
填寫銀行資訊 - 填寫銀行代碼、帳號等必填欄位
完成設定 - 確認資料無誤後儲存

員工審核人員設定

設定員工提交各類申請時的審核人員。

00:00在頁面上方切換到『審核人員』分頁。

00:03設定員工提交申請時的審核人員，包含請假、加班、補卡或班表調整等。

00:11確認無誤後按下建立，員工管理就建立完成了！

操作步驟說明

切換分頁 - 在員工管理頁面上方切換到「審核人員」分頁
設定審核人員 - 選擇各類申請的審核人員
- 請假申請審核人
- 加班申請審核人
- 補卡申請審核人
- 班表調整審核人
完成建立 - 確認無誤後按下建立，員工管理就建立完成了

審核範圍

審核人員設定涵蓋所有需要審核的申請類型，包含請假、加班、補卡、班表調整等。

工作時間表

設定各部門的標準工作時間表，用於批量建立班表時快速套用。

00:00先進入『工作時間表』

00:02點擊『新增工作時間表』

00:04在基本設定中，填寫所需欄位，標示 * 為必填，其餘為選填

00:11設定上、下班時間，以及休息與遲到、早退的容忍分鐘數

00:18也可以依需求選擇啟用或停用

00:21確認後按下建立，工作時間表就完成了！

設定流程

flowchart LR
    A[進入工作時間表] --> B[新增時間表]
    B --> C[選擇部門]
    C --> D[設定時間範本]
    D --> E[填寫上下班時間]
    E --> F[設定休息時間]
    F --> G[儲存時間表]
    G --> H[✅ 可供批量排班使用]

操作步驟

進入「工作時間表」功能
點擊「新增時間表」
填寫時間表資訊
- 時間表名稱 - 例如：行政部門、輪班早班
- 所屬部門 - 選擇適用的部門
- 上班時間 - 標準上班時間
- 下班時間 - 標準下班時間
- 休息分鐘 - 午休時間（分鐘）
- 容忍範圍 - 遲到/早退的容忍時間
啟用或停用 - 可依需求選擇啟用或停用此時間表
儲存時間表 - 確認後按下建立，工作時間表就完成了
批量建立班表時可選用此範本

使用場景

行政部門 - 09:00-18:00，午休60分鐘
輪班早班 - 07:00-16:00，午休60分鐘
輪班晚班 - 16:00-01:00，晚餐60分鐘
彈性工時 - 10:00-19:00，午休60分鐘

注意事項

時間表是範本，不會直接套用到員工
需在批量建立班表時手動選用
可以建立多個時間表供不同需求
修改時間表不影響已建立的班表

常見問題

Q: 工作時間表和班表有什麼不同？
A: 時間表是範本，班表是實際排定給員工的工作時間

Q: 可以建立跨日的時間表嗎？
A: 可以，例如：22:00-06:00 的夜班

Q: 時間表可以共用嗎？
A: 可以，同一個時間表可以給多個部門或員工使用

假日設定

管理員可以設定國定假日和公司特殊假日，影響班表建立和加班計算。

設定流程

flowchart LR
    A[進入假日設定] --> B[選擇日期]
    B --> C[填寫假日名稱]
    C --> D[儲存]
    D --> E[✅ 假日生效]
    E --> F[影響班表建立]
    E --> G[影響加班倍率]

操作步驟

進入「假日設定」功能
新增假日
- 選擇日期
- 填寫假日名稱（例：春節、端午節、中秋節）
- 儲存
假日生效
- 建立班表時會提示該日為假日
- 假日加班自動使用較高倍率

假日類型

國定假日 - 勞動節、春節、端午節等
公司特殊假日 - 公司週年慶、特殊活動日
彈性休假 - 彈性調整的休假日

注意事項

假日設定會影響全公司
建議提前設定整年度假日
可以隨時新增或刪除假日
已建立的班表不會自動更新

常見問題

Q: 如何設定一整年的假日？
A: 需逐一新增每個假日，建議年初統一設定

Q: 可以刪除已設定的假日嗎？
A: 可以，但建議確認是否有相關班表或加班申請

Q: 假日會影響什麼？
A: 影響班表建立提示、加班倍率計算、薪資計算

班表管理

班表管理是人資系統的核心功能，協助您快速建立與調整員工的工作班表。

快速流程

flowchart LR
    A[選擇員工] --> B{單筆或批量?}
    B -->|單筆| C[設定日期和時間]
    B -->|批量| D[選擇日期範圍]
    C --> E[儲存]
    D --> F[套用範本]
    F --> E
    E --> G{有衝突?}
    G -->|否| H[✅ 建立成功]
    G -->|是| I[❌ 顯示錯誤]
    I --> A

單筆建立班表

適合：臨時調整、特殊班次

進入班表管理 → 點擊「新增」
選擇員工和日期
填寫上下班時間
- 例：09:00 - 18:00
- 支援跨日班表（22:00 - 06:00）
點擊儲存

小提示

休假日只需勾選「休假日」選項，不需填寫時間

批量建立班表

適合：月初排班、固定班次

點擊「批量建立」
設定日期範圍（例：2/1 - 2/28）
選擇多位員工
套用時間表範本（自動填入時間）
確認建立

小提示

可勾選「跳過週末」，系統會自動將週末標記為休假日

常見問題

Q: 如果顯示「該日期已有班表」怎麼辦？
A: 使用「班表調整申請」功能來修改，不要直接刪除

Q: 跨日班表怎麼設定？
A: 直接填寫即可，例如：上班 22:00、下班 06:00

Q: 批量建立時有些日期已有班表？
A: 系統會自動跳過已存在的班表，完成後會顯示「建立 X 筆，跳過 X 筆」

班表調整申請

已建立的班表如需修改，透過「班表調整申請」功能提出申請。

調整流程

flowchart LR
    A[選擇原班表] --> B[填寫新時間]
    B --> C[填寫原因]
    C --> D[送出申請]
    D --> E{主管審核}
    E -->|核准| F[✅ 自動更新班表]
    E -->|拒絕| G[❌ 保留原班表]

操作步驟

進入「班表調整申請」
點擊「新增申請」
選擇要調整的班表
- 選擇員工
- 選擇日期
- 系統顯示原班表時間
填寫新的時間
- 新的上班時間
- 新的下班時間
填寫調整原因（必填）
送出申請 → 等待主管審核
核准後系統自動更新班表

注意事項

已有打卡記錄的班表無法調整
已有請假記錄的班表無法調整
需詳細說明調整原因
系統會保留舊班表記錄（標記為「已轉移」）

常見問題

Q: 為什麼無法提出調班申請？
A: 確認該班表是否已有打卡或請假記錄

Q: 調班後原班表會怎樣？
A: 原班表會標記為「已轉移」狀態，系統保留完整歷史記錄

Q: 可以取消調班申請嗎？
A: 待審核狀態下可以取消，已核准後無法取消

打卡紀錄

打卡紀錄用於記錄員工每日的上下班時間，系統會自動比對班表計算出勤狀況。

匯入打卡紀錄

如果使用外部打卡機，可以批量匯入打卡資料。

匯入流程

flowchart LR
    A[準備 Excel 檔案] --> B[進入打卡紀錄]
    B --> C[點擊匯入按鈕]
    C --> D[上傳檔案]
    D --> E[系統驗證資料]
    E --> F{資料正確?}
    F -->|是| G[✅ 匯入成功]
    F -->|否| H[❌ 顯示錯誤]
    H --> I[修正資料]
    I --> A
    G --> J[查看匯入結果]

操作步驟

準備 Excel 檔案
- 必填欄位：員工編號、打卡時間、類型（上班/下班）
- 選填欄位：備註
進入打卡紀錄 → 點擊「匯入」
上傳檔案 → 系統自動處理
檢查結果 - 系統顯示：
- 成功匯入幾筆
- 失敗幾筆（含原因）

匯入格式

建議先匯出範本檔案，確認正確的格式和欄位

匯出打卡紀錄

可以將打卡紀錄匯出成 Excel 檔案，用於薪資計算或外部系統整合。

匯出流程

flowchart LR
    A[進入打卡紀錄] --> B[設定篩選條件]
    B --> C[點擊匯出按鈕]
    C --> D[選擇匯出格式]
    D --> E[系統生成檔案]
    E --> F[✅ 下載 Excel]
    F --> G[用於薪資計算/統計]

操作步驟

進入打卡紀錄頁面
設定篩選條件（選填）
- 員工
- 日期範圍
- 打卡類型
點擊「匯出」按鈕
下載 Excel 檔案

用途

匯出的檔案可用於：

薪資計算
出勤統計
外部系統整合
歷史記錄備份

常見問題

Q: 為什麼查不到打卡記錄？
A: 確認篩選條件是否正確，或該日期是否有打卡資料

Q: 如何判斷遲到/早退？
A: 系統會自動比對班表時間，超過容許範圍會標記異常

Q: 可以修改打卡時間嗎？
A: 不能直接修改，需透過主管權限編輯或提出補卡申請

Q: 匯入失敗怎麼辦？
A: 檢查錯誤訊息，通常是員工編號錯誤或時間格式不正確

補卡申請

員工忘記打卡或打卡異常時，可透過補卡申請功能進行補救。

補卡機制流程

flowchart LR
    A[發現缺卡] --> B[進入補卡申請]
    B --> C[選擇補卡類型]
    C --> D[填寫實際時間]
    D --> E[說明原因]
    E --> F[送出申請]
    F --> G{主管審核}
    G -->|核准| H[✅ 自動建立打卡記錄]
    G -->|拒絕| I[❌ 申請被退回]
    I --> J[查看拒絕原因]
    J --> K{重新申請?}
    K -->|是| B
    K -->|否| L[保持缺卡狀態]

操作步驟

進入「補卡申請」功能
點擊「新增申請」
填寫補卡資訊
- 選擇員工 - 要補卡的員工
- 選擇日期 - 缺卡的日期
- 選擇補卡類型 - 忘記上班/下班/打卡錯誤
- 填寫實際時間 - 實際上下班的時間
- 說明原因 - 詳細說明為何缺卡（必填）
送出申請 → 等待主管審核
核准後自動建立打卡記錄

注意事項

補卡申請需在 3 天內提出
需詳細說明原因，模糊說明可能被拒絕
主管可查看補卡歷史紀錄
補卡記錄會特別標記，與正常打卡區分

常見問題

Q: 忘記打卡怎麼辦？
A: 立即提出補卡申請，說明實際上下班時間和原因

Q: 補卡申請被拒絕怎麼辦？
A: 查看拒絕原因，補充更詳細的說明後重新申請

Q: 可以補幾天前的打卡？
A: 系統限制在 3 天內提出申請，超過需聯絡人資處理

Q: 主管多久會審核？
A: 視主管處理速度，建議提前提出申請避免影響薪資計算

Q: 補卡記錄會顯示在打卡紀錄中嗎？
A: 會，但會特別標記為「補卡」，與正常打卡區分

打卡總表

打卡總表提供完整的出勤統計，可以查看員工的打卡、請假、加班等綜合資訊。

查看流程

flowchart LR
    A[進入打卡總表] --> B[設定查詢條件]
    B --> C[選擇日期範圍]
    C --> D[選擇員工]
    D --> E[點擊查詢]
    E --> F[顯示統計資料]
    F --> G{需要匯出?}
    G -->|是| H[點擊匯出]
    G -->|否| I[查看明細]
    H --> J[下載 Excel]

查看內容

打卡總表會顯示：

基本資訊 - 員工姓名、部門、日期
班表時間 - 預定的上下班時間
打卡時間 - 實際上下班打卡時間
出勤狀態 - 正常、遲到、早退、缺卡
請假記錄 - 當日請假情況
加班記錄 - 當日加班時數
異常標記 - 特殊狀況提示

操作步驟

進入「打卡總表」功能
設定查詢條件
- 日期範圍 - 例如：本月、上月、自訂區間
- 員工篩選 - 可選擇部門或個別員工
- 狀態篩選 - 正常、異常、缺卡等
點擊查詢
查看統計資料
- 總出勤天數
- 遲到次數
- 請假天數
- 加班時數
匯出報表（選填）
- 點擊「匯出」按鈕
- 下載 Excel 格式
- 用於薪資計算或人資統計

實用功能

快速篩選 - 可快速查看「本月異常」、「本週缺卡」
顏色標記 - 遲到顯示黃色、缺卡顯示紅色、正常顯示綠色
統計圖表 - 視覺化顯示出勤趨勢
批量匯出 - 可一次匯出多位員工的資料

注意事項

打卡總表僅供查詢，不可修改
資料會每日自動更新
匯出的 Excel 可用於薪資系統
建議每月底匯出備份

常見問題

Q: 打卡總表和打卡紀錄有什麼不同？
A: 打卡紀錄是明細，打卡總表是統計匯整，包含請假、加班等綜合資訊

Q: 為什麼打卡總表的資料不是即時的？
A: 系統每日更新一次，當日資料可能有延遲

Q: 可以查看其他員工的打卡總表嗎？
A: 一般員工只能查看自己的，主管和人資可查看所屬員工

Q: 異常標記是什麼意思？
A: 包含遲到、早退、缺卡、漏打卡等異常狀況

Q: 匯出的報表可以修改嗎？
A: Excel 檔案可以編輯，但建議保留原始資料作為備份

請假申請

員工需要請假時，可透過系統提出請假申請。

請假流程

flowchart LR
    A[選擇假別] --> B[填寫請假時間]
    B --> C[填寫請假原因]
    C --> D[送出申請]
    D --> E{系統檢查}
    E -->|額度不足| F[❌ 無法送出]
    E -->|額度充足| G[送出審核]
    G --> H{主管審核}
    H -->|核准| I[✅ 自動扣除額度]
    H -->|拒絕| J[❌ 保留額度]

操作步驟

進入「請假申請」功能
點擊「新增申請」
填寫請假資訊
- 選擇假別 - 特休、病假、事假等
- 請假日期 - 開始日期
- 請假時間 - 開始時間和結束時間
- 請假原因 - 詳細說明（必填）
系統自動計算
- 請假時數（扣除休息時間）
- 剩餘額度
- 是否足夠
送出申請 → 等待主管審核
核准後自動扣除假別額度

常見假別

特休 - 需有額度，先進先出扣除
病假 - 年度有上限（半薪30天）
事假 - 年度14天
補休 - 加班轉換的補休時數
婚假 - 8天（登記日前後30天內）
喪假 - 依親屬關係3-8天

注意事項

請假時數會自動扣除午休時間
特休和補休會優先扣除最早到期的額度（FIFO）
請假日期必須有班表才能申請
已核准的請假無法直接刪除，需取消申請

常見問題

Q: 為什麼無法送出請假申請？
A: 確認該假別額度是否足夠，或該日期是否有班表

Q: 請假時數如何計算？
A: 系統會根據班表時間自動計算，並扣除休息時間

Q: 可以請半天假嗎？
A: 可以，填寫開始和結束時間即可（例：09:00-13:00）

Q: 特休和補休有什麼不同？
A: 特休是年度發放，補休是加班轉換而來

Q: 請假申請可以取消嗎？
A: 待審核狀態可以取消，已核准需另外申請取消

假別額度異動

管理員可以手動調整員工的假別額度，用於特殊情況的額度增減。

異動流程

flowchart LR
    A[進入假別額度異動] --> B[點擊新增]
    B --> C[選擇員工]
    C --> D[選擇假別]
    D --> E[選擇異動類型]
    E --> F{增加或減少?}
    F -->|增加| G[填寫增加分鐘數]
    F -->|減少| H[填寫扣除分鐘數]
    G --> I[填寫原因]
    H --> I
    I --> J[設定有效期限]
    J --> K[儲存異動]
    K --> L[✅ 更新員工額度]

操作步驟

進入「假別額度異動」功能
點擊「新增異動」
填寫異動資訊
- 選擇員工 - 要調整額度的員工
- 選擇假別 - 特休、補休等
- 異動類型 - 系統發放、手動調整、額度申請等
- 異動分鐘數 - 正數為增加，負數為扣除
- 異動原因 - 詳細說明（必填）
- 有效期限 - 額度的使用期限
確認儲存
系統自動更新員工額度餘額

異動類型

系統發放 - 年度自動發放（如特休）
加班轉換 - 加班時數轉為補休
手動調整 - 管理員手動增減
額度申請 - 員工申請額度增加

注意事項

手動調整需詳細說明原因
扣除額度不可超過現有餘額
額度有效期限過期後無法使用
所有異動都有完整歷史記錄

常見問題

Q: 為什麼需要手動調整額度？
A: 用於特殊情況，例如：補發額度、錯誤修正、特殊假別

Q: 可以追蹤額度變動歷史嗎？
A: 可以，所有異動都有完整記錄，包含時間、原因、經辦人

Q: 額度會過期嗎？
A: 是的，每筆額度都有有效期限，過期後無法使用

加班申請

員工需要加班時，可透過系統提出加班申請。

加班流程

flowchart LR
    A[選擇加班日期] --> B[填寫加班時間]
    B --> C[選擇加班類型]
    C --> D[填寫加班原因]
    D --> E[送出申請]
    E --> F{主管審核}
    F -->|核准| G[打卡後自動計算]
    G --> H{選擇}
    H -->|補休| I[✅ 轉為補休額度]
    H -->|加班費| J[✅ 計入薪資]
    F -->|拒絕| K[❌ 無法加班]

操作步驟

進入「加班申請」功能
點擊「新增申請」
填寫加班資訊
- 加班日期 - 選擇要加班的日期
- 加班時間 - 開始時間和結束時間
- 加班類型 - 平日加班/假日加班
- 加班原因 - 詳細說明（必填）
送出申請 → 等待主管審核
核准後進行加班打卡
打卡完成後自動計算加班時數
選擇補休或領加班費

加班類型

平日加班 - 正常工作日的延長工時
假日加班 - 休息日或例假日的加班
國定假日加班 - 國定假日的加班（倍率更高）

注意事項

加班申請需在加班前提出
必須有該日期的班表才能申請加班
加班時數需透過實際打卡記錄計算
未打卡的加班申請無法計算時數
加班轉補休需在時效內使用

常見問題

Q: 一定要先申請才能加班嗎？
A: 是的，未經申請的加班不會計算時數

Q: 加班時數如何計算？
A: 系統會根據打卡記錄，計算超過班表時間的部分

Q: 可以選擇補休還是加班費嗎？
A: 可以，在加班申請核准後可以選擇

Q: 補休什麼時候會過期？
A: 依公司規定，通常在發放後一年內使用

Q: 假日加班倍率如何計算？
A: 系統會自動依勞基法規定計算加班倍率